利用する?しない?電子定款

「定款(ていかん)」は、会社や各種社団法人を設立する際に必ず作成しなければならないものです。

会社や公益法人、社団法人組織の活動を定めた根本規則またはこれを記載している書面で、法的効力により「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」があります。この定款をPDFで作成したものが「電子定款」です。現在は、紙の定款を用意しなくてもこれで手続きを行うことができます。電子定款は、某文書作成ソフトで作った定款をPDFファイルに変換し、それに電子証明書を埋め込んで作成します。

この作業の中で注意したいことは、まず「PDFに変換する前に公証役場や法務局で事前のチェックを受ける」ことです。これは、誤ったまま承認申請をした結果、訂正・再申請する手間がかかってしまうことを防ぐためです。次に「PDFに変換する時は”電子署名挿入機能”がついているPDF作成ソフトを使わなくてはならない」ことです。フリーソフトは使用できません。

それから、作成中に必要となる「電子証明書の認証」を申請するために、代表者の住民基本台帳カード(住基カード)と、それを読み取るICカードリーダライタが必要となります。電子定款には時間や手間がかかるデメリットがあります。上記のように専用の高額な機器(ICカードリーダライタや、電子署名挿入機能がついているPDF作成ソフト)等も必要です。しかし紙の定款で必要な収入印紙4万円が不要になるというメリットもあります。

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