電子定款を選択するときの注意です

会社を設立したときには、定款を作成することが義務付けられています。

その際、紙ではなくて電子データで作成することも可能です。電子定款と呼ばれているものですが、これを選択すれば印紙税4万円を負担しなくて済みますので、コストダウンにつながります。もちろん、公証役場で認証を受けることもできます。電子定款とはいえ、たとえばWordのような文書作成ソフトで原稿を作るところまでは、紙の定款と同じ作り方です。

電子定款にする場合は、ソフトで作った原稿をPDFファイルに変換しなければなりません。その際、デジタル文書が正確なものであることを証明する電子署名を入れられる機能を持ったPDFファイルに変換することが求められています。ですから変換ソフトに使えるのは特定の有料ソフトに限定されるのです。PDFファイルへの変換が終わったら、次には電子署名を付ける段階に進みます。電子署名を付けるにあたっては、自治体の役場で住民基本台帳カードを取得して、電子証明書を発行することが必要になってきます。

これは実印の印鑑証明書に当たるものです。このとき、住民基本台帳カードに記録された電子証明書を読み込むときに、専用の機器としてICカードリーダライタを使わなければなりません。もし変換ソフトやリーダライタを持っていないのであれば、それを購入することとなりますが、およそ4万円ぐらいの費用がかかってくるのです。せっかく電子定款を選択することで非課税の恩恵が受けられても、それが帳消しになってしまう事態になります。

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